STANDARDY
przyjmowania dotacji i podpisywania umów dotacyjnych
w Fundacji OPOR
§ 1. Cel Standardów
1. Celem niniejszych Standardów jest określenie zasad bezpiecznego, przejrzystego i zgodnego z prawem przyjmowania dotacji oraz podpisywania umów dotacyjnych przez Fundację OPOR.
2. Standardy mają zapewnić, aby Fundacja przyjmowała dotacje wyłącznie wtedy, gdy:
1. cel dotacji jest zgodny ze statutem Fundacji;
2. Fundacja ma realną możliwość wykonania zadania;
3. warunki umowy są możliwe do spełnienia;
4. ryzyka finansowe, prawne, organizacyjne i reputacyjne są rozpoznane;
5. obowiązki sprawozdawcze, kontrolne i promocyjne są jasne;
6. środki publiczne są wydatkowane zgodnie z celem, budżetem, terminem i umową;
7. Fundacja nie naraża się na obowiązek zwrotu dotacji z powodu nierealistycznie przyjętych zobowiązań.
3. Standardy mają zastosowanie do:
1. dotacji ze środków publicznych;
2. dotacji samorządowych;
3. dotacji ministerialnych;
4. dotacji z Narodowego Instytutu Wolności;
5. dotacji z funduszy celowych;
6. grantów krajowych i zagranicznych;
7. środków publicznych przekazywanych na podstawie umów, porozumień, decyzji lub konkursów;
8. dotacji prywatnych, jeżeli umowa przewiduje obowiązki podobne do dotacji publicznej.
§ 2. Podstawy prawne i organizacyjne
1. Fundacja stosuje niniejsze Standardy z uwzględnieniem:
1. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
3. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
4. ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach;
5. statutu Fundacji OPOR;
6. regulaminów konkursowych;
7. ogłoszeń konkursowych;
8. wzorów ofert, umów i sprawozdań;
9. umów dotacyjnych;
10. wytycznych grantodawców;
11. zasad dostępności, ochrony małoletnich, przeciwdziałania praniu pieniędzy, ochrony danych osobowych oraz zapobiegania konfliktowi interesów.
2. W przypadku zadań publicznych zlecanych organizacjom pozarządowym podstawowe znaczenie ma umowa o wsparcie albo powierzenie realizacji zadania publicznego. Organizacja przyjmująca zlecenie zobowiązuje się wykonać zadanie w zakresie i na zasadach określonych w tej umowie. (Inforlex)
3. Wzory ofert, ramowe wzory umów i wzory sprawozdań dla zadań publicznych zostały określone w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. (ISAP)
4. Dotacja publiczna jest środkiem celowym. Jej wykorzystanie powinno być zgodne z przeznaczeniem, terminem, budżetem i warunkami umowy. Dotacje wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem albo pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości mogą podlegać zwrotowi wraz z odsetkami. (SIP Lex)
§ 3. Definicje
Na potrzeby niniejszych Standardów przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:
1. Dotacja oznacza środki finansowe przekazane Fundacji na określony cel, projekt, zadanie, działanie, wsparcie instytucjonalne lub realizację zadania publicznego.
2. Dotacja ze środków publicznych oznacza środki pochodzące z budżetu państwa, budżetu jednostki samorządu terytorialnego, funduszu celowego albo innych publicznych źródeł finansowania, przekazane na finansowanie lub dofinansowanie określonego zadania.
3. Grantodawca oznacza podmiot przyznający dotację, w szczególności organ administracji publicznej, jednostkę samorządu terytorialnego, państwową osobę prawną, instytucję publiczną, fundację grantodawczą albo inny podmiot finansujący.
4. Umowa dotacyjna oznacza umowę, porozumienie, decyzję albo inny dokument określający warunki przekazania i wykorzystania dotacji.
5. Zadanie publiczne oznacza zadanie realizowane przez Fundację na podstawie przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub innych przepisów, finansowane albo dofinansowane ze środków publicznych.
6. Oferta albo wniosek oznacza dokument składany przez Fundację w konkursie, naborze, trybie pozakonkursowym, trybie małego grantu albo innym postępowaniu o udzielenie dotacji.
7. Koszt kwalifikowalny oznacza koszt, który może być sfinansowany z dotacji zgodnie z regulaminem, umową, budżetem, harmonogramem i zasadami danego programu.
8. Wkład własny oznacza wkład finansowy, osobowy, rzeczowy albo inny wymagany lub zadeklarowany przez Fundację w projekcie.
9. Ryzyko dotacyjne oznacza możliwość powstania negatywnych skutków finansowych, prawnych, organizacyjnych lub reputacyjnych związanych z przyjęciem dotacji.
10. Koordynator projektu oznacza osobę odpowiedzialną za bieżące prowadzenie projektu finansowanego z dotacji.
§ 4. Zasady ogólne
1. Fundacja OPOR przyjmuje dotacje wyłącznie na działania zgodne ze statutem Fundacji.
2. Fundacja nie przyjmuje dotacji, jeżeli:
1. cel dotacji jest sprzeczny ze statutem Fundacji;
2. warunki umowy są niemożliwe do wykonania;
3. budżet nie pozwala na realną realizację zadania;
4. harmonogram jest nierealny;
5. wymagany wkład własny przekracza możliwości Fundacji;
6. umowa przerzuca na Fundację nieproporcjonalne ryzyko;
7. dotacja mogłaby ograniczać niezależność Fundacji;
8. zasady rozliczenia są niejasne;
9. istnieje istotne ryzyko obowiązku zwrotu dotacji;
10. przyjęcie dotacji mogłoby naruszać przepisy prawa, zasady etyki lub dobre imię Fundacji.
3. Przyjęcie dotacji nie może być automatyczne. Każda dotacja wymaga analizy przed podpisaniem umowy.
4. Fundacja stosuje zasadę: najpierw analiza, potem podpis.
5. Fundacja nie podpisuje umów dotacyjnych pod presją czasu, bez wcześniejszego sprawdzenia ich treści.
6. Wątpliwości dotyczące umowy, budżetu, harmonogramu, wkładu własnego, kwalifikowalności kosztów, odpowiedzialności, kontroli, zwrotu dotacji albo obowiązków promocyjnych powinny zostać wyjaśnione przed podpisaniem umowy.
§ 5. Etapy postępowania dotacyjnego
Fundacja stosuje następujące etapy postępowania:
1. Etap I: decyzja o starcie w naborze
1. analiza ogłoszenia;
2. analiza zgodności ze statutem;
3. analiza terminu realizacji;
4. analiza wymaganego wkładu własnego;
5. analiza ryzyk;
6. decyzja Zarządu albo osoby upoważnionej.
2. Etap II: przygotowanie oferty lub wniosku
1. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej;
2. przygotowanie opisu zadania;
3. przygotowanie budżetu;
4. przygotowanie harmonogramu;
5. określenie rezultatów i wskaźników;
6. weryfikacja zgodności z regulaminem;
7. akceptacja wniosku przed złożeniem.
3. Etap III: decyzja o przyjęciu dotacji
1. analiza wyniku konkursu;
2. analiza kwoty przyznanej dotacji;
3. sprawdzenie, czy zmniejszona dotacja pozwala wykonać zadanie;
4. aktualizacja opisu, harmonogramu i budżetu;
5. analiza projektu umowy;
6. decyzja o podpisaniu albo odmowie podpisania umowy.
4. Etap IV: podpisanie umowy
1. sprawdzenie reprezentacji;
2. sprawdzenie wersji umowy;
3. sprawdzenie załączników;
4. podpisanie przez osoby uprawnione;
5. archiwizacja podpisanej umowy;
6. przekazanie umowy do księgowości i koordynatora.
5. Etap V: realizacja dotacji
1. uruchomienie projektu;
2. bieżące monitorowanie budżetu i harmonogramu;
3. dokumentowanie działań;
4. dokumentowanie wydatków;
5. kontrola kwalifikowalności kosztów;
6. bieżące zgłaszanie zmian;
7. przygotowanie do sprawozdania.
6. Etap VI: rozliczenie i archiwizacja
1. przygotowanie sprawozdania;
2. zwrot niewykorzystanych środków, jeżeli wystąpi;
3. odpowiedź na wezwania grantodawcy;
4. zamknięcie projektu;
5. archiwizacja dokumentów;
6. analiza wniosków na przyszłość.
§ 6. Decyzja o starcie w konkursie lub naborze
1. Przed rozpoczęciem pracy nad wnioskiem należy sprawdzić:
1. kto jest grantodawcą;
2. jaki jest cel programu;
3. kto może być wnioskodawcą;
4. czy Fundacja spełnia warunki formalne;
5. czy zadanie mieści się w statucie Fundacji;
6. jaka jest minimalna i maksymalna kwota dotacji;
7. jaki jest termin realizacji;
8. czy wymagany jest wkład własny;
9. czy wymagane jest partnerstwo;
10. czy wymagane są załączniki;
11. jakie są koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne;
12. jakie są obowiązki promocyjne;
13. jakie są obowiązki dostępnościowe;
14. jakie są obowiązki związane z ochroną małoletnich;
15. jakie są obowiązki związane z ochroną danych osobowych;
16. jakie są zasady zmian w projekcie;
17. jakie są zasady kontroli;
18. jakie są zasady zwrotu dotacji.
2. Jeżeli projekt dotyczy środków samorządowych w trybie małego grantu, należy dodatkowo sprawdzić, czy spełnione są ustawowe warunki: kwota dofinansowania nie przekracza 10 000 zł, zadanie trwa nie dłużej niż 90 dni, a łączna kwota środków przekazanych tej samej organizacji przez dany samorząd w roku kalendarzowym nie przekracza 20 000 zł.
3. Decyzję o rozpoczęciu pracy nad wnioskiem podejmuje Zarząd albo osoba przez Zarząd upoważniona.
4. Przy projektach o podwyższonym ryzyku decyzję podejmuje Zarząd w formie uchwały, notatki lub akceptacji mailowej.
§ 7. Przygotowanie wniosku lub oferty
1. Wniosek powinien być przygotowany zgodnie z:
1. ogłoszeniem;
2. regulaminem;
3. instrukcją wypełniania formularza;
4. kryteriami oceny;
5. statutem Fundacji;
6. rzeczywistymi możliwościami Fundacji.
2. Fundacja nie wpisuje do wniosku działań, których nie jest w stanie wykonać.
3. Fundacja nie wpisuje do wniosku rezultatów, których nie jest w stanie udokumentować.
4. Fundacja nie zawyża wskaźników tylko w celu zwiększenia szans na otrzymanie dotacji.
5. Fundacja nie zaniża kosztów, jeżeli mogłoby to uniemożliwić prawidłową realizację projektu.
6. Budżet musi być powiązany z opisem działań i harmonogramem.
7. Każda pozycja budżetowa powinna mieć uzasadnienie merytoryczne.
8. Harmonogram powinien uwzględniać:
1. przygotowanie projektu;
2. rekrutację;
3. działania główne;
4. promocję;
5. ewaluację;
6. rozliczenie;
7. czas na korekty i dokumentację.
9. Rezultaty powinny być:
1. konkretne;
2. mierzalne;
3. możliwe do osiągnięcia;
4. możliwe do udokumentowania;
5. zgodne z celem programu.
10. Wniosek przed złożeniem powinien zostać sprawdzony co najmniej pod względem:
11. formalnym;
12. budżetowym;
13. merytorycznym;
14. statutowym;
15. terminowym;
16. ryzyk rozliczeniowych.
§ 8. Zasady aktualizacji wniosku po przyznaniu dotacji
1. Jeżeli Fundacja otrzyma dotację niższą niż wnioskowana, nie podpisuje umowy automatycznie.
2. Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić, czy przyznana kwota pozwala wykonać zadanie w sposób zgodny z celem, opisem i wskaźnikami.
3. Jeżeli dotacja została zmniejszona, Fundacja powinna dążyć do odpowiedniego dostosowania:
1. opisu działań;
2. skali zadania;
3. liczby uczestników;
4. liczby wydarzeń;
5. harmonogramu;
6. wskaźników;
7. kosztorysu;
8. wkładu własnego;
9. sposobu dokumentowania rezultatów.
4. Niedopuszczalne jest pozostawienie pierwotnych, wysokich rezultatów przy znacząco obniżonej dotacji, jeżeli Fundacja realnie nie będzie w stanie ich osiągnąć.
5. W programach NIW-CRSO praktyka podpisywania umowy może obejmować obowiązek dostosowania wniosku do przyznanej kwoty, w tym opisu działań, wskaźników rezultatu i budżetu.
6. Aktualizacja wniosku przed podpisaniem umowy powinna być zatwierdzona przez Zarząd albo osobę upoważnioną.
§ 9. Analiza umowy przed podpisaniem
1. Każda umowa dotacyjna musi zostać przeanalizowana przed podpisaniem.
2. Analiza obejmuje w szczególności:
1. dane stron;
2. podstawę prawną umowy;
3. nazwę zadania;
4. kwotę dotacji;
5. termin przekazania środków;
6. termin realizacji zadania;
7. termin ponoszenia wydatków;
8. termin kwalifikowalności kosztów;
9. budżet;
10. harmonogram;
11. rezultaty i wskaźniki;
12. wkład własny;
13. zasady przesunięć w budżecie;
14. zasady zmian w harmonogramie;
15. zasady aneksowania;
16. zasady sprawozdawczości;
17. zasady kontroli;
18. zasady zwrotu środków;
19. odpowiedzialność Fundacji;
20. obowiązki promocyjne;
21. obowiązki informacyjne;
22. obowiązki dotyczące dostępności;
23. obowiązki dotyczące ochrony danych;
24. obowiązki dotyczące praw autorskich;
25. obowiązki dotyczące trwałości rezultatów;
26. zasady rozwiązania umowy;
27. załączniki do umowy.
3. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy:
1. umowa nie zawiera obowiązków niewskazanych wcześniej w ogłoszeniu lub regulaminie;
2. umowa nie zmienia istotnie warunków konkursu;
3. termin realizacji nie rozpoczyna się przed podpisaniem umowy, jeżeli koszty wcześniejsze nie są kwalifikowalne;
4. termin przekazania środków pozwala realnie zrealizować zadanie;
5. obowiązki sprawozdawcze są możliwe do wykonania;
6. przewidziano możliwość aneksu lub zmian;
7. zasady zwrotu dotacji są jasne;
8. umowa nie zawiera nieakceptowalnej odpowiedzialności po stronie Fundacji.
4. Jeżeli umowa budzi wątpliwości, Fundacja występuje do grantodawcy o wyjaśnienie albo zmianę zapisów.
5. Jeżeli grantodawca odmawia wyjaśnienia istotnych wątpliwości, Zarząd rozważa odmowę podpisania umowy.
§ 10. Warunki podpisania umowy dotacyjnej
1. Umowa dotacyjna może zostać podpisana wyłącznie wtedy, gdy:
1. cel zadania jest zgodny ze statutem Fundacji;
2. treść umowy została przeanalizowana;
3. budżet jest realny;
4. harmonogram jest wykonalny;
5. rezultaty są możliwe do osiągnięcia;
6. zapewniono osoby odpowiedzialne za realizację;
7. określono sposób obsługi księgowej;
8. znane są zasady sprawozdawczości;
9. znane są zasady kontroli;
10. znane są zasady zwrotu dotacji;
11. ryzyka zostały zaakceptowane przez Zarząd;
12. umowę podpisują osoby uprawnione do reprezentacji Fundacji.
2. Umowa nie może zostać podpisana, jeżeli:
1. podpisujące osoby nie są uprawnione do reprezentacji Fundacji;
2. nie ma pewności co do aktualnej wersji umowy;
3. brakuje załączników;
4. warunki finansowe są sprzeczne z zaakceptowanym budżetem;
5. harmonogram jest niemożliwy do wykonania;
6. Fundacja nie jest w stanie zapewnić wkładu własnego;
7. umowa nakłada obowiązki niezgodne z prawem lub statutem;
8. przyjęcie dotacji powodowałoby nadmierne ryzyko zwrotu;
9. Fundacja nie ma zdolności organizacyjnej do realizacji zadania.
3. Przy dotacjach o istotnej wartości albo podwyższonym ryzyku podpisanie umowy powinno być poprzedzone uchwałą Zarządu.
§ 11. Reprezentacja i podpisywanie umów
1. Umowy dotacyjne podpisują osoby uprawnione do reprezentacji Fundacji zgodnie z KRS, statutem Fundacji albo pełnomocnictwem.
2. Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić aktualny sposób reprezentacji Fundacji.
3. Jeżeli umowa jest podpisywana elektronicznie, należy upewnić się, że:
1. podpis składają osoby uprawnione;
2. podpis jest złożony we właściwym systemie;
3. podpis jest kwalifikowany, zaufany albo inny wymagany przez grantodawcę;
4. podpisana wersja umowy została pobrana i zarchiwizowana.
4. Jeżeli umowa wymaga podpisu dwóch osób, podpis jednej osoby nie jest wystarczający.
5. Osoba podpisująca umowę odpowiada za to, że przed podpisem uzyskała niezbędne zgody i akceptacje wewnętrzne.
§ 12. Zasady finansowe
1. Środki z dotacji powinny być wykorzystywane wyłącznie na cel określony w umowie.
2. Wydatki finansowane z dotacji muszą być:
1. zgodne z umową;
2. zgodne z budżetem;
3. zgodne z harmonogramem;
4. niezbędne do realizacji zadania;
5. racjonalne;
6. udokumentowane;
7. poniesione w terminie kwalifikowalności;
8. prawidłowo zaksięgowane;
9. opisane zgodnie z wymaganiami grantodawcy.
3. Dotacja nie może być przeznaczona na koszty niekwalifikowalne.
4. Jeżeli nie ma pewności, czy dany koszt jest kwalifikowalny, decyzja o jego poniesieniu powinna zostać poprzedzona analizą regulaminu, umowy albo zapytaniem do grantodawcy.
5. Fundacja prowadzi ewidencję księgową w sposób umożliwiający identyfikację operacji związanych z daną dotacją.
6. W przypadku dotacji publicznych Fundacja powinna posiadać całość dokumentacji potwierdzającej wydatkowanie dotacji. W regulaminach NIW-CRSO wskazuje się wprost obowiązek posiadania dokumentacji potwierdzającej wydatkowanie dotacji i składania sprawozdań merytoryczno-finansowych.
§ 13. Wkład własny
1. Fundacja deklaruje wkład własny tylko wtedy, gdy jest w stanie go realnie zapewnić.
2. Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić:
1. rodzaj wymaganego wkładu własnego;
2. wysokość wkładu;
3. termin wniesienia wkładu;
4. sposób dokumentowania wkładu;
5. skutki niewniesienia wkładu;
6. czy wkład własny może pochodzić z innych środków publicznych;
7. czy wolontariat może być wkładem osobowym;
8. czy wkład rzeczowy jest dopuszczalny.
3. Wkład własny finansowy powinien być potwierdzony realnym źródłem finansowania.
4. Wkład osobowy powinien być dokumentowany zgodnie z wymaganiami programu, w szczególności przez porozumienia wolontariackie, karty czasu pracy, ewidencję godzin albo inne dokumenty wymagane przez grantodawcę.
5. Nie wolno deklarować tego samego wkładu własnego w dwóch różnych projektach, jeżeli prowadziłoby to do podwójnego finansowania.
§ 14. Zakaz podwójnego finansowania
1. Fundacja nie finansuje tego samego kosztu z dwóch różnych źródeł publicznych lub prywatnych, jeżeli regulamin albo umowa tego zabrania.
2. Przed wpisaniem kosztu do budżetu projektu należy sprawdzić, czy ten sam koszt nie został już ujęty:
1. w innym projekcie;
2. w innym grancie;
3. w dotacji instytucjonalnej;
4. jako wkład własny do innego zadania;
5. w kosztach finansowanych z działalności odpłatnej lub gospodarczej.
3. Koordynator projektu i księgowość mają obowiązek współpracować w celu uniknięcia podwójnego finansowania.
§ 15. Zasady wydatkowania środków
1. Każdy wydatek powinien mieć podstawę w:
1. umowie dotacyjnej;
2. budżecie;
3. harmonogramie;
4. potrzebie projektowej;
5. dokumencie księgowym.
2. Przed poniesieniem wydatku należy sprawdzić:
1. czy wydatek mieści się w budżecie;
2. czy mieści się w terminie kwalifikowalności;
3. czy jest zgodny z celem zadania;
4. czy nie wymaga wcześniejszej zgody grantodawcy;
5. czy nie przekracza limitów przesunięć;
6. czy sposób wyboru wykonawcy jest zgodny z umową;
7. czy dokument księgowy będzie możliwy do prawidłowego opisania.
3. Dokument księgowy powinien zostać opisany zgodnie z wymaganiami grantodawcy.
4. Opis dokumentu powinien co najmniej wskazywać:
1. nazwę projektu;
2. numer umowy;
3. kwotę finansowaną z dotacji;
4. kwotę finansowaną z wkładu własnego, jeżeli dotyczy;
5. pozycję budżetową;
6. związek wydatku z projektem;
7. zatwierdzenie merytoryczne;
8. zatwierdzenie finansowe.
§ 16. Zamówienia, wykonawcy i zakupy
1. Przy zakupach finansowanych z dotacji Fundacja stosuje zasady:
1. racjonalności;
2. gospodarności;
3. przejrzystości;
4. konkurencyjności, jeżeli jest wymagana;
5. unikania konfliktu interesów;
6. dokumentowania wyboru wykonawcy.
2. Przed wyborem wykonawcy należy sprawdzić:
1. zakres usługi;
2. cenę;
3. doświadczenie wykonawcy;
4. termin wykonania;
5. zgodność z budżetem;
6. zasady rozliczenia;
7. ewentualne powiązania osobowe lub kapitałowe;
8. wymagania grantodawcy dotyczące konkurencyjności.
3. Jeżeli regulamin wymaga zebrania ofert, Fundacja dokumentuje:
1. zapytanie ofertowe;
2. otrzymane oferty;
3. kryteria wyboru;
4. decyzję o wyborze;
5. umowę lub zlecenie;
6. potwierdzenie wykonania usługi.
4. W przypadku zakupu od osoby najbliższej, członka organu, współpracownika albo podmiotu powiązanego, wymagana jest szczególna ostrożność, uzasadnienie i zgoda Zarządu. W niektórych programach, np. w regulaminach NIW-CRSO, beneficjent ma obowiązek wskazywania w sprawozdaniu przypadków zatrudniania lub nabywania towarów albo usług od osób najbliższych, jeżeli finansowanie pochodzi w całości lub części ze środków publicznych.
§ 17. Konflikt interesów
1. Osoby zaangażowane w przygotowanie, podpisanie i realizację umowy dotacyjnej mają obowiązek ujawniać potencjalny konflikt interesów.
2. Konflikt interesów może dotyczyć w szczególności:
1. wyboru wykonawcy;
2. zatrudnienia osoby powiązanej;
3. zakupu od podmiotu powiązanego;
4. partnerstwa z podmiotem powiązanym;
5. decyzji o wynagrodzeniu;
6. decyzji o przesunięciu środków;
7. zatwierdzania własnych wydatków.
3. Osoba pozostająca w konflikcie interesów powinna wyłączyć się z podejmowania decyzji.
4. Każdy konflikt interesów powinien być opisany w notatce lub protokole.
§ 18. Zmiany w projekcie i aneksy
1. Fundacja dokonuje zmian w projekcie wyłącznie zgodnie z umową, regulaminem i zasadami programu.
2. Przed dokonaniem zmiany należy sprawdzić:
1. czy zmiana jest dopuszczalna;
2. czy wymaga zgody grantodawcy;
3. czy wymaga aneksu;
4. czy mieści się w dopuszczalnych limitach przesunięć;
5. czy wpływa na rezultaty;
6. czy wpływa na harmonogram;
7. czy wpływa na budżet;
8. czy wpływa na kwalifikowalność kosztów.
3. Zmiany wymagające zgody grantodawcy muszą zostać zgłoszone przed ich wprowadzeniem.
4. Fundacja nie dokonuje istotnych zmian po zakończeniu realizacji zadania, jeżeli umowa albo regulamin tego nie dopuszcza.
5. W regulaminach NIW-CRSO wskazywano, że nie ma możliwości dokonywania zmian wymagających aneksu na etapie przygotowywania sprawozdania, czyli po zakończeniu realizacji zadania.
6. Każda zmiana powinna być udokumentowana.
§ 19. Realizacja projektu
1. Po podpisaniu umowy koordynator projektu przygotowuje plan realizacji.
2. Plan realizacji obejmuje:
1. harmonogram działań;
2. osoby odpowiedzialne;
3. budżet roboczy;
4. terminy płatności;
5. terminy sprawozdawcze;
6. dokumenty wymagane do rozliczenia;
7. sposób potwierdzania rezultatów;
8. obowiązki promocyjne;
9. obowiązki dostępnościowe;
10. ryzyka i działania zapobiegawcze.
3. Koordynator projektu odpowiada za:
1. zgodność działań z umową;
2. kompletność dokumentacji merytorycznej;
3. bieżący kontakt z księgowością;
4. monitorowanie wskaźników;
5. zgłaszanie problemów Zarządowi;
6. przygotowanie części merytorycznej sprawozdania.
4. Księgowość odpowiada za:
1. prawidłową ewidencję księgową;
2. kontrolę dokumentów finansowych;
3. opis dokumentów;
4. monitorowanie wydatków;
5. przygotowanie części finansowej sprawozdania, jeżeli tak ustalono;
6. informowanie Zarządu o ryzykach finansowych.
§ 20. Dokumentowanie działań
1. Fundacja dokumentuje działania w sposób umożliwiający wykazanie, że projekt został zrealizowany zgodnie z umową.
2. Dokumentacja merytoryczna może obejmować:
1. listy obecności;
2. formularze zgłoszeniowe;
3. programy wydarzeń;
4. scenariusze warsztatów;
5. zdjęcia;
6. nagrania;
7. materiały szkoleniowe;
8. prezentacje;
9. publikacje;
10. ankiety ewaluacyjne;
11. raporty;
12. protokoły odbioru;
13. korespondencję;
14. potwierdzenia promocji;
15. linki do publikacji;
16. zrzuty ekranu;
17. notatki służbowe.
3. Dokumentacja powinna potwierdzać:
1. wykonanie działań;
2. osiągnięcie rezultatów;
3. liczbę uczestników;
4. termin realizacji;
5. miejsce realizacji;
6. udział kadry;
7. wydatkowanie środków;
8. spełnienie obowiązków promocyjnych.
4. Jeżeli projekt dotyczy osób małoletnich, dokumentacja powinna być prowadzona z poszanowaniem standardów ochrony małoletnich i zasad ochrony danych osobowych.
§ 21. Ochrona danych osobowych
1. Przed rozpoczęciem projektu należy ustalić, czy w jego ramach będą przetwarzane dane osobowe.
2. W szczególności należy sprawdzić:
1. jakie dane będą zbierane;
2. kto będzie administratorem danych;
3. czy występuje współadministrowanie;
4. czy potrzebna jest umowa powierzenia;
5. jaka jest podstawa przetwarzania danych;
6. czy potrzebne są zgody;
7. jakie klauzule informacyjne należy przekazać uczestnikom;
8. jak długo dane będą przechowywane;
9. kto będzie miał dostęp do danych;
10. czy dane będą przekazywane grantodawcy.
3. Fundacja nie zbiera danych nadmiarowych.
4. Dane uczestników projektu nie mogą być wykorzystywane do innych celów bez podstawy prawnej.
§ 22. Dostępność i równe traktowanie
1. Przy realizacji dotacji Fundacja stosuje standardy dostępności osób ze szczególnymi potrzebami.
2. Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić, czy grantodawca wymaga:
1. dostępności architektonicznej;
2. dostępności cyfrowej;
3. dostępności informacyjno-komunikacyjnej;
4. stosowania zasad projektowania uniwersalnego;
5. zapewnienia alternatywnych form udziału;
6. raportowania działań dostępnościowych.
3. Koszty dostępności powinny być uwzględnione w budżecie projektu, jeżeli są niezbędne do prawidłowej realizacji zadania.
4. Fundacja nie planuje działań w sposób wykluczający osoby ze szczególnymi potrzebami, jeżeli możliwe jest zastosowanie racjonalnych usprawnień.
§ 23. Obowiązki promocyjne i informacyjne
1. Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić obowiązki promocyjne.
2. W szczególności należy ustalić:
1. jakie logotypy muszą być stosowane;
2. jakie formuły informacyjne są wymagane;
3. czy trzeba oznaczać posty w mediach społecznościowych;
4. czy trzeba oznaczać materiały drukowane;
5. czy trzeba oznaczać miejsce realizacji zadania;
6. czy trzeba informować o finansowaniu na stronie internetowej;
7. czy potrzebna jest zgoda grantodawcy na projekty graficzne;
8. jak dokumentować promocję.
3. Brak prawidłowej promocji może zostać uznany za naruszenie umowy, jeżeli umowa przewiduje taki obowiązek.
4. Koordynator projektu powinien przechowywać dowody wykonania obowiązków promocyjnych.
§ 24. Sprawozdawczość
1. Fundacja składa sprawozdania w terminach określonych w umowie.
2. Przed podpisaniem umowy należy ustalić:
1. termin sprawozdania częściowego;
2. termin sprawozdania końcowego;
3. formę sprawozdania;
4. czy sprawozdanie składa się elektronicznie;
5. czy wymagana jest wersja papierowa;
6. kto podpisuje sprawozdanie;
7. jakie załączniki są wymagane;
8. czy sprawozdanie wymaga dokumentacji rezultatów;
9. jakie są terminy odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia.
3. W regulaminach NIW-CRSO wskazywano, że sprawozdania są składane za pośrednictwem systemu obsługi dotacji, a beneficjent na wezwanie dostarcza uzupełnienia i wyjaśnienia w określonym terminie.
4. Sprawozdanie musi być zgodne z dokumentacją merytoryczną i księgową.
5. Nie wolno wpisywać do sprawozdania działań, które nie zostały zrealizowane.
6. Nie wolno wpisywać do sprawozdania rezultatów, których Fundacja nie może udokumentować.
§ 25. Zwrot dotacji
1. Fundacja dokonuje zwrotu niewykorzystanej części dotacji w terminie i na rachunek wskazany w umowie.
2. Przed zakończeniem projektu koordynator i księgowość ustalają, czy występują niewykorzystane środki.
3. Jeżeli występuje ryzyko wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, Zarząd powinien zostać niezwłocznie poinformowany.
4. Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, pobrana nienależnie albo w nadmiernej wysokości może podlegać zwrotowi wraz z odsetkami. (SIP Lex)
5. Fundacja nie czeka z reakcją na kontrolę grantodawcy, jeżeli sama stwierdzi istotną nieprawidłowość.
6. W przypadku wątpliwości Fundacja może wystąpić do grantodawcy o stanowisko lub instrukcję dotyczącą sposobu rozliczenia.
§ 26. Kontrola i audyt
1. Fundacja poddaje się kontroli w zakresie określonym w umowie i przepisach prawa.
2. Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić:
1. kto może kontrolować projekt;
2. kiedy może odbyć się kontrola;
3. jaki jest zakres kontroli;
4. jakie dokumenty trzeba udostępnić;
5. jak długo trzeba przechowywać dokumenty;
6. jakie są skutki stwierdzenia nieprawidłowości;
7. czy możliwe są wizyty monitoringowe.
3. Dokumentacja projektu powinna być prowadzona tak, aby możliwe było szybkie odtworzenie:
1. decyzji projektowych;
2. przebiegu działań;
3. poniesionych wydatków;
4. sposobu wyboru wykonawców;
5. osiągnięcia rezultatów;
6. wykonania obowiązków promocyjnych;
7. wniesienia wkładu własnego.
§ 27. Archiwizacja
1. Dokumenty dotyczące dotacji są przechowywane zgodnie z umową, przepisami prawa i zasadami rachunkowości.
2. Dokumentacja projektu obejmuje w szczególności:
1. ogłoszenie konkursowe;
2. regulamin;
3. wniosek lub ofertę;
4. korespondencję z grantodawcą;
5. decyzję o przyznaniu dotacji;
6. aktualizacje wniosku;
7. umowę;
8. aneksy;
9. budżet;
10. harmonogram;
11. dokumenty księgowe;
12. dokumentację zamówień;
13. umowy z wykonawcami;
14. protokoły odbioru;
15. dokumentację merytoryczną;
16. dowody promocji;
17. sprawozdania;
18. potwierdzenia zwrotów;
19. korespondencję pokontrolną;
20. notatki wewnętrzne.
3. Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej, elektronicznej albo mieszanej.
4. Wersje elektroniczne powinny być zabezpieczone przed utratą.
§ 28. Sytuacje wymagające decyzji Zarządu
Decyzji Zarządu wymaga w szczególności:
1. złożenie wniosku o dotację o istotnej wartości;
2. przyjęcie dotacji ze znacznym wkładem własnym;
3. podpisanie umowy z wysokim ryzykiem finansowym;
4. przyjęcie dotacji z krótkim lub nierealnym terminem realizacji;
5. przyjęcie dotacji po znacznym obniżeniu kwoty;
6. zobowiązanie do trwałości rezultatów;
7. zobowiązanie do zatrudnienia personelu;
8. zobowiązanie do zakupu sprzętu;
9. zawarcie partnerstwa;
10. zatrudnienie osoby powiązanej;
11. zakup od podmiotu powiązanego;
12. dokonanie istotnej zmiany w projekcie;
13. wystąpienie o aneks;
14. ryzyko zwrotu dotacji;
15. rozwiązanie umowy;
16. odmowa podpisania umowy;
17. spór z grantodawcą.
§ 29. Czerwone flagi, czyli kiedy nie podpisywać umowy bez dodatkowej analizy
Fundacja nie podpisuje umowy bez dodatkowej analizy, jeżeli:
1. dotacja została znacząco obniżona, ale grantodawca oczekuje realizacji pierwotnej skali zadania;
2. termin realizacji jest zbyt krótki;
3. termin przekazania środków jest niepewny;
4. umowa przewiduje bardzo rygorystyczny zwrot dotacji;
5. zasady kwalifikowalności kosztów są niejasne;
6. umowa przewiduje obowiązki niemożliwe do wykonania;
7. wymagany wkład własny jest zbyt wysoki;
8. grantodawca nie dopuszcza racjonalnych zmian;
9. umowa wymaga ponoszenia kosztów przed otrzymaniem środków bez gwarancji refundacji;
10. umowa zakazuje kosztów niezbędnych do realizacji zadania;
11. umowa nie przewiduje możliwości aneksu mimo długiego okresu realizacji;
12. umowa zawiera niejasne obowiązki promocyjne;
13. umowa przenosi na Fundację nieograniczoną odpowiedzialność;
14. umowa przewiduje kontrolę bez jasnego zakresu;
15. grantodawca wymaga podpisania umowy natychmiast, bez czasu na analizę;
16. w umowie są inne dane niż we wniosku lub decyzji o przyznaniu dotacji;
17. brakuje załączników;
18. umowa została przesłana w wersji edytowalnej bez potwierdzenia, że jest wersją ostateczną.
§ 30. Odpowiedzialność wewnętrzna
1. Za wdrożenie Standardów odpowiada Zarząd Fundacji.
2. Za przygotowanie wniosku odpowiada osoba wyznaczona przez Zarząd.
3. Za analizę umowy odpowiada osoba wyznaczona przez Zarząd, przy współpracy z koordynatorem projektu i księgowością.
4. Za realizację projektu odpowiada koordynator projektu.
5. Za rozliczenie finansowe odpowiada księgowość we współpracy z koordynatorem.
6. Za podpisanie umowy odpowiadają osoby reprezentujące Fundację.
7. Naruszenie Standardów może skutkować:
1. cofnięciem upoważnienia;
2. odsunięciem od realizacji projektu;
3. obowiązkiem złożenia wyjaśnień;
4. innymi działaniami wewnętrznymi adekwatnymi do naruszenia.
§ 31. Postanowienia końcowe
1. Standardy wchodzą w życie z dniem przyjęcia przez Zarząd Fundacji OPOR.
2. Standardy stosuje się do wszystkich nowych dotacji, wniosków i umów dotacyjnych.
3. Do projektów już realizowanych Standardy stosuje się odpowiednio, w zakresie możliwym i zgodnym z podpisanymi umowami.
4. Standardy podlegają przeglądowi co najmniej raz na dwa lata albo częściej, jeżeli zmienią się przepisy, wymagania grantodawców lub praktyka działania Fundacji.
5. W sprawach nieuregulowanych Standardami decyzję podejmuje Zarząd Fundacji, kierując się prawem, statutem, bezpieczeństwem finansowym Fundacji i zasadą przejrzystości.